I formati utilizzati per i documenti sono: PDF per i testi, JPG per le immagini, MP3 per le registrazioni e HTML (con uso di codice JavaScript) per la navigazione. Si può quindi ragionevolmente ritenere che sia consultabile mediante qualsiasi computer non troppo vecchio, indipendentemente dal sistema operativo utilizzato. In sostanza, chi consulta l'archivio deve semplicemente connettere il disco alla presa USB del computer e quindi aprire il documento "index.html" con un qualsiasi browser (Explorer, Safari, Firefox, Opera eccetera); da qui parte la navigazione (che funziona con le stesse modalità di un qualsiasi sito web). Questa permette di consultare tutti i documenti a ascoltare tutte le registrazioni audio. L'utente non dovrebbe assolutamente aprire alcun altro documento o cartella, nè modificare in alcun modo i documenti, la loro disposizione o la loro denominazione. In caso che si riscontrino errori o incongruenze, o che si vogliano fare osservazioni di qualsiasi genere, si prega di rivolgersi a Sergio Servi o a Daniel Canarutto.
Il materiale disponibile è organizzato all'interno della directory (cartella) "DOC", a sua volta contenente una sotto-directory per ogni "archivio"; con tale termine si intende l'insieme dei documenti forniti da una data persona (così l'archivio "Arrigo Caro", ad esempio, contiene tutto il materiale fornito da Arrigo Caro). Dunque il materiale è stato inserito essenzialmente intoccato, così come ci è pervenuto, sia riguardo alla disposizione che ai nomi dei file; le uniche eccezioni a questo proposito riguardano l'eventuale necessità di rinominare alcuni file perché la denominazione originale conteneva caratteri non standard, e la suddivisione di registrazioni audio molto lunghe in più file (oltre naturalmente alla conversione in forma elettronica del materiale cartaceo, e di quello su disco o cassetta). La mappa del materiale disponibile dà appunto una descrizione della disposizione del materiale, che potrà essere utile a chi deve gestire l'archivio e a chi cerca di ricostruire un po' di storia. Di regola l'utente sarà probabilmente più interessato a consultare l'archivio seguendo le altre voci del menu, il cui significato dovrebbe essere chiaro.